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業務一覧とは、ここでは「業務フローのタイトル一覧」のことと捉えて下さい。業務フローを描く単位をどうするか? ということが問題になります。社内に既に存在する業務一覧がいまいち、しっくりこない。本当にこれが全てなのか? 業務フローどうしの繋がりは整合性が取れているのか? 担当者にとってわかりやすいのか? 改善サイクルを回すにあたりこのままで良いのか? などというお悩みを抱えていらっしゃる方が多いと思います。Ranabaseで今回初めて業務フローを描こうという皆様はもちろんのことですが、既にある業務フローをRanabaseに載せ替えようという皆様は、既存の業務フローをそのままRanabaseに書き写すのではなく、是非一度ここで「業務フローを描く単位」をしっかりと定義することをお勧めします。考慮すべきポイントは、次の3点です。
1. 業務を実行する主体にとってわかりやすいこと
業務フローには主人公を決めて下さい。その業務を主体的に進める役割の方です。物販の見積プロセスを例にとると、主人公は恐らく営業担当者です。このプロセスは営業担当者に対して見積依頼が届いてから、見積書をお客様に提示するまでが業務フローを描く一単位となります。途中で倉庫や工場に在庫状況を問い合わせるためにバトンが他部門に渡ることもあるでしょうが、業務上の推進責任は一貫して営業担当者にあります。業務フローは、この営業さんにとってわかりやすい事が一番です。この営業さんにとって関係のないパターンを混ぜて描いたり、逆に本来は配慮しなければならないパターンが書かれていなかったりすると、わかりにくくなります。わかりにくい業務フローは使われない→メンテナンスされない→改善サイクルは回らない、という結果になってしまいます。主人公にとってわかりやすい事が一番重要です。
2. その業務で扱う主たる情報を一つに絞ること
その業務フローで扱われる主要な情報を一つ決めて下さい。前述の見積プロセスの例で言えば「見積」です。「見積」という情報について作成を依頼されてから、依頼者に提供するまでが一つの業務となります。あらゆる業務は情報を受け渡しているだけだとも言えます。モノやお金や人を動かすという局面においても、企業ではそのことを情報として記録しますよね。アイデア、企画、計画なども情報にあたります。情報の作成・変更・削除を依頼されてから、それを完了させるまでを一単位とすることで、業務フローの切れ目が明確となり、粒度が揃ってきます。
3. フローどうしの前後関係が繋がっていること
業務フローどうしの繋がりを維持して下さい。多くの場合、一つの業務フローの終点は、別の業務フローの始点になるはずです。業務上の課題と対策を検討する際は、課題が顕在化している箇所から上流へ遡ってその原因を探ります。業務フローが繋がっていないと、そのような探究も途中で途切れてしまうことになります。
以上3点に注意して、これから業務フローを作成する単位をリストアップし、前後関係に従って業務フロー名の先頭に番号(ID)を付けて下さい。Ranabaseでは”スケッチ一覧”が業務一覧となります。
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業務フロー記述ガイドライン
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